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サービス概要
商品開発・研究等における多種多様かつ大量の契約書・報告書を保有。これら書類すべてはオフィス内の保管庫に格納していた。
業務において、これら過去の契約書・報告書を参照するために検索するには、手元のファイリングから内容を確認する必要があり、収納スペースや迅速かつ正確な検索が出来る環境構築を検討していたが、電子化する契約書・報告書が大量なため社内リソースがなく、見送っていた。
課題
- 紙媒体ファイリングの保管スペースに場所をとっている
- それぞれの書面に管理番号を付帯しているが、リスト化されていない
- 問合せ時に該当契約書を見つけるまで時間がかかっている
解決策
- 問合せ時に必要となる、検索キーをリスト化する
- 対象の契約書をスキャニングし、PDF化
- PDF化した契約書の中に、検索可能な文字（検索キー）を埋め込む
成果
- 用紙、印刷費用、発送料、保管場所などのコストの削減
- 電子化により、同じ書類を複数人で閲覧・共有できるようになり、業務効率向上
- 検索可能な文字（検索キーワード）を埋め込む事によって、該当契約書の検索速度が向上し業務効率アップ
クライアント情報
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1
業務内容
- 書類スキャニング・キーワード埋め込み・PDF化
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2
実施場所
- お客様企業内
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3
対象書類
- 約20万枚
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4
業務規模
- 管理者1席、スタッフ1席
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提供したサービス
実現したい目的
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コスト削減
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業務効率化
おすすめ業種
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医療関連
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製造･メーカー
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サービス･教育
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流通･小売･外食