電子化(スキャン・スキャニング)代行(委託/外注)の事例

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CASE 導入事例

  • コスト削減
  • 品質向上
  • BPO(バックオフィス)
  • 製造・開発

【食品メーカー】契約書電子化(スキャン・スキャニング)および検索キーワード埋め込み業務

食品メーカー

お客様がかかえていた課題

商品開発・研究等における多種多様かつ大量の契約書・報告書を保有。これら書類すべてはオフィス内の保管庫に格納していた。

業務において、これら過去の契約書・報告書を参照するために検索するには、手元のファイリングから内容を確認する必要があり、収納スペースや迅速かつ正確な検索が出来る環境構築を検討していたが、電子化する契約書・報告書が大量なため社内リソースがなく、見送っていた。

弊社提供サービス

BPO(バックオフィス)

業務概要

規模

【業務量】
20万枚

【業務内容】
・契約書電子化(スキャン・スキャニング)
・インデックス(しおり)作成
・検索キーワードの埋め込み
・PDF化

【サポート内容】
・外に持ち出せない機密書類の場合、お客様企業内で作業も請けたまわります
・様々な紙媒体に対応可能(製本、ホッチキス止め、クリップ止め、大小混合書類など)また、ご希望があればスキャニング後受取時の状態に原状回復いたします

導入後の成果

・PDF化した契約書の中に、検索可能な文字(検索キーワード)を埋め込む事によって、該当契約書の検索速度が向上し業務効率アップ

・用紙、印刷費用、発送料、保管場所などのコストの削減

・書類の保管場所として使用していたスペースを別の用途で使用可能となった

・電子化により、同じ書類を複数人で閲覧・共有できるようになり、業務効率向上

・災害対策(BCP対策)にもなり、紛失などによる情報漏洩リスクを回避しセキュリティ品質向上

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