商品開発・研究等における多種多様かつ大量の契約書・報告書を保有。これら書類すべてはオフィス内の保管庫に格納していた。
業務において、これら過去の契約書・報告書を参照するために検索するには、手元のファイリングから内容を確認する必要があり、収納スペースや迅速かつ正確な検索が出来る環境構築を検討していたが、電子化する契約書・報告書が大量なため社内リソースがなく、見送っていた。
BPO(バックオフィス)
【業務量】
20万枚
【業務内容】
・契約書電子化（スキャン・スキャニング）
・インデックス（しおり）作成
・検索キーワードの埋め込み
・PDF化
【サポート内容】
・外に持ち出せない機密書類の場合、お客様企業内で作業も請けたまわります
・様々な紙媒体に対応可能（製本、ホッチキス止め、クリップ止め、大小混合書類など）また、ご希望があればスキャニング後受取時の状態に原状回復いたします
アプローチと成果
・PDF化した契約書の中に、検索可能な文字（検索キーワード）を埋め込む事によって、該当契約書の検索速度が向上し業務効率アップ
・用紙、印刷費用、発送料、保管場所などのコストの削減
・書類の保管場所として使用していたスペースを別の用途で使用可能となった
・電子化により、同じ書類を複数人で閲覧・共有できるようになり、業務効率向上
・災害対策（BCP対策）にもなり、紛失などによる情報漏洩リスクを回避しセキュリティ品質向上
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【医療機器メーカー】受注窓口および物流管理センター運営業務
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医療機器メーカー様の受注センター業務では、煩雑な処理による業務負荷増大、医療機器の最終納品先が病院である為、朝一、昼休み、診療終了後に注文が集中するなど、安定した受注体制の構築が課題となる。弊社拠点も活用した弾力的な体制構築、平準化策の支援により、品質向上とコスト削減を実現しました。
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年金決定に係る受付・入力業務
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平成27年10月1日「被用者年金一元化法」施行によりこれまで厚生年金と共済年金に分かれていた被用者の年金制度が厚生年金に統一された。事務量の大幅な増加が見込まれ、通常業務に加えての業務となるため人的リソース不足と担当部署による業務構築が急務であった。
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特例一時金支給事務業務
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公的年金制度の職域年金部分を一括で支給する法案が可決され、共済組合では、短期間に70万人へ支給する事務を実施することとなった。コールセンター業務を含む申請書審査等の事務局運営を民間委託することが決定され、年金関係業務の受託実績を評価し、当社が運営することとなった。
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飲食店向け感染拡大防止対策協力金審査事務局業務
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営業自粛要請による飲食店への経営インパクトは大きく、協力金が支給されていたが、急ごしらえの運用設計により様々な点で問題が散見され、支給が遅れるという事態に陥っていた。そこで、マックスコムの知見を活用した運用改善を実施した。
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指定難病受給者証発行事務
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年に2回に分割されていた指定難病受給者証の更新申請期間が平成30年度から一本化されることとなった。事務の煩雑化による処理誤りや遅延等の住民サービス低下を招くことのないよう、民間委託にあたっては企画提案協議方式によって受託事業者を選定し、当社の企画提案が採用された。
